Kaip įdiegti valdymo kokybės sistemą

Kokybės vadybos sistemos buvimas šiandien liudija įmonės stabilumą ir patikimumą. Jo įgyvendinimas leidžia padidinti valdymą ir konkurencingumą, taip pat sumažinti išlaidas.

Jums reikės

• - „Kokybės politika“;

• - „Kokybės vadovas“;

• - „Visos sistemos dokumentuotos procedūros“;

• - „Kokybės politiką“ atitinkanti programa;

• - norminiai dokumentai, reglamentuojantys verslo procesus įmonėje;

• - apmokytas ir apmokytas personalas.

Naudojimo instrukcija

1

Kokybės vadybos sistema - įmonės patikimumo ir gebėjimo gaminti produktus pagal klientų reikalavimus rodiklis. Sistemos įdiegimo tikslas yra pašalinti galimas personalo darbo klaidas, kurių rezultatas gali būti santuoka. Kokybės vadybos sistemos diegimo procedūra yra labai universali ir daugiapakopė, o įgyvendinti reikia daug laiko (iki 1, 5 metų).

2

Kokybės vadybos sistemos diegimas prasideda nuo vadovybės sprendimo dėl šio proceso inicijavimo galimybių. Vyresniosios vadovybės lygmeniu yra kuriami sistemos kūrimo tikslai, taip pat numatomi konkretūs taktiniai žingsniai jiems pasiekti. Visa tai turi būti dokumentuojama įsakymų ir strateginių dokumentų forma. Vienas iš svarbiausių yra „Kokybės politika“, kuri prieinamoje ir glaustoje formoje turėtų apimti pagrindinius principus, kuriais bus grindžiama kokybės sistema. Jie turėtų atitikti įmonės prioritetus ir būti pagrįsti jos vertybėmis.

3

Kitame etape būtina perduoti personalui sprendimą dėl sistemos sukūrimo, taip pat pagrįsti jam šios procedūros svarbą. Visi darbuotojai, vadovaujami atsakingo asmens įmonėje, turėtų mokytis vadybos teorijos, taip pat pagrindinių ISO standartų. Ypatingas dėmesys skiriamas personalo kompetencijai, būtinoms žinioms ir patirčiai kokybės vadybos sistemos srityje.

4

Toliau reikia palyginti esamą situaciją įmonėje ir ISO standartų reikalavimus. Tai galima padaryti apklausiant ir apklausiant įmonės darbuotojus. Rezultatas turėtų būti ataskaita, kurioje bus nurodoma, kaip įgyvendinami konkretūs standarto reikalavimai ir ko reikia siekti. Ataskaitoje reikėtų atkreipti ypatingą dėmesį į dabartinę situaciją: pagrindinius ir pagalbinius įmonės procesus, kritiškiausius verslo procesus, atitinkamų reglamentų prieinamumą, taip pat atsakomybės ir valdžios pasiskirstymą tarp asmenų ir skyrių. Kokybės vadybos sistemos įdiegimo rezultatas turėtų būti dabartinės ir reikalingos padėties prieštaravimų pašalinimas.

5

Kokybės vadybos sistemos įdiegimas neįmanomas be projekto programos. Jame turėtų būti pateiktas procedūros etapų aprašymas, už kiekvieną etapą atsakingų asmenų sąrašas ir biudžeto paskirstymas. Pastarąją sudaro išlaidos, susijusios su apmokėjimu už išorės konsultantų paslaugas, personalo mokymo išlaidomis, taip pat kaina, kurią teks sumokėti už vadybos atitraukimą nuo pagrindinio darbo. Programa baigiama kriterijais, pagal kuriuos vadovybė nustatys, ar jiems pavyko pasiekti savo tikslus (pavyzdžiui, atmetimo procentas, klientų pasitenkinimo lygis, grąžos procentas).

6

ISO sistemos standartai reikalauja, kad visi įmonės verslo procesai būtų dokumentuojami. Iš pradžių remiantis „Kokybės politika“ yra parengtas „Kokybės vadovas“. Šiame dokumente yra atsakomybės sričių aprašymas, reikalavimai kokybės skyriui, dokumentų valdymo algoritmas, skundų priėmimo ir nagrinėjimo procedūros. Kita dokumentų grupė vadinama „visos sistemos dokumentuojamomis procedūromis“. Pagal standartą turėtų būti reglamentuojamos 6 pagrindinės procedūros. Tai dokumentų, duomenų tvarkymas, auditas, santuoka, priemonės, ištaisančios neatitikimus ir užkertančios kelią neatitikimams. Galiausiai kitoje dokumentų grupėje turėtų būti aprašytos veiksmingo jų valdymo proceso planavimo ir įgyvendinimo taisyklės.

7

Normalizavus visus verslo procesus, būtina pradėti bandomąjį sistemos darbą. Procesus galite pradėti palaipsniui, pavyzdžiui, pradėję bandymą tiekimo skyriuje, tada eikite į pardavimo skyrių. Bandomasis darbas turėtų būti atliekamas kartu su valdymo sistemos vidaus auditu, siekiant nustatyti stipriąsias ir silpnąsias puses. Audito metu reikėtų palyginti kiekybinius kokybės rodiklius ir idealius parametrus, kurių reikia siekti. Visi nukrypimai turi būti registruojami ir koreguojami atsižvelgiant į darbuotojų darbo rezultatus.

8

Paskutinis žingsnis yra KVS sertifikavimas. Norėdami tai padaryti, turite kreiptis į sertifikavimo įstaigą, prie jos pridėti visą paruoštą norminę dokumentaciją, įmonės organizacinės struktūros schemą ir pagrindinių jos klientų sąrašą. Išnagrinėjęs pateiktus dokumentus ir patikrinęs kokybės sistemą tiesiogiai įmonėje, sertifikavimo centras surašo protokolą, kuriame atsispindi visi neatitikimai. Pagal savo rezultatus įmonė per nustatytą laiką turi pašalinti visas pastabas ir pateikti patikslinimų rezultatus. Jei neatitikimai pašalinami, įmonei suteikiamas pažymėjimas. Tai užtrunka apie mėnesį.

9

Po to, kai įmonė išlaikė atestaciją, kokybės vadybos sistemos tobulinimo darbai neturėtų sustoti. Be to, sertifikavimo įstaiga turi periodiškai atlikti pakartotinius auditus. Jų tikslas - patvirtinti, kad įmonė nuolat tobulina savo valdymo sistemą.

Atkreipkite dėmesį

Praktiškai įgyvendinant kokybės vadybos sistemą gali kilti tam tikrų sunkumų. Tai yra darbuotojų sprendimų atmetimas, pasitikėjimo nutrūkimas tarp personalo ir įvairių padalinių, bendrų tikslų supratimo stoka, žemas gamybos kultūros lygis ir kt.

Naudingi patarimai

Sertifikavimo įstaigos pasirinkimas turėtų būti grindžiamas įmonės tikslais. Jei ji ketina dirbti tik su klientais iš Rusijos, tuomet galite kreiptis į vietinę sertifikavimo įstaigą. Kadangi tarptautiniai partneriai gali reikalauti geros reputacijos Vakarų tvirtinančiosios institucijos išvados.

Tiesiog apie kokybės valdymo sistemą