Išlaidų ataskaita: kaip užpildyti dokumentą

Bet kokiam dokumentui, paremtam pinigų gavimu, reikalinga teisinga forma. Jei organizacija suteikė darbuotojui lėšų bet kokiems poreikiams, tada už juos reikia atsiskaityti užpildžius išlaidų ataskaitą.

Kas turėtų užpildyti išlaidų ataskaitą

Direktorius negali be jokios priežasties duoti pinigų organizacijai nė vienam darbuotojui. Iš pradžių turėtų būti sudarytas darbuotojų, turinčių teisę gauti avansinius grynuosius pinigus, sąrašas su vėlesne ataskaita. Tam reikia surašyti ir išduoti specialų užsakymą.

Jei pavaldiniui reikia lėšų bet kokiam verslui vykdyti, jis privalo pateikti direktoriui laisvos formos pareiškimą. Reikalaujama nurodyti reikiamą sumą ir tikslą, kuriam prašoma pinigų. Jei direktorius sutinka su pareiškimu, tada jis asmeniškai pasirašo pareiškimą ir nurodo, kiek leidžia skolintis lėšų ir kiek laiko.

Svarbu nurodyti, kad grynieji pinigai gali būti išleidžiami tik darbuotojui, kuris jau yra pilnai atsiskaitęs už visas anksčiau gautas sumas.

Kartais darbuotojui gali prireikti įgaliojimo, kuris turi būti išduotas organizacijos vardu pagal nustatytą pavyzdį Nr. M-2 arba Nr. M-2a. Šios formos buvo patvirtintos dar 1997 m. Rusijos Federacijos federalinės valstybinės statistikos tarnybos nutarimu.

Už išleistus pinigus, kurie buvo išleisti organizacijos apskaitos skyriuje, darbuotojas privalo atsiskaityti. Yra tam tikras laikotarpis, per kurį būtina užpildyti ir pateikti išlaidų ataskaitą. Tai yra 3 dienos nuo laikotarpio, kurį organizacijos vadovas nurodė paraiškos formoje, pabaigos.

Jei darbuotojui buvo skirtos lėšos verslo kelionių reikmėms, tada jis turėtų pranešti apie jas per kitas 3 darbo dienas po grįžimo iš komandiruotės.

Kaip patvirtinamos išlaidos ataskaitoje

Jei darbuotojui liko pinigų, tada jis negalės jų grąžinti atgal į kasą. Pirmiausia turite surinkti visus dokumentus, kurie patvirtina, kad pinigai buvo išleisti būtent tiems poreikiams, kuriems jie buvo suteikti. Tai gali būti grynųjų pinigų ir prekių čekiai, bilietai, kvitai, aktai ir kitos griežtos atskaitomybės formos.

Gavę kiekvieną tokį dokumentą, būtina patikrinti, ar data, suma ir išsami informacija yra nuskaitomi.

Visus dokumentus darbuotojui reikės atiduoti apskaitai.

Kas nutiks, jei išlaidų ataskaita nebus tinkamai užpildyta

Jei darbuotojas neteisingai įvykdė arba per 3 dienas nepateikė išankstinės ataskaitos, priežiūros institucija gautas lėšas laikys pajamomis, už kurias reikės mokėti draudimo įmoką ir gyventojų pajamų mokestį. Jei vėliau darbuotojas vis dėlto pateiks visus reikalingus dokumentus ir ataskaitą, tada buhalteriui reikės atlikti perskaičiavimą.

Įgaliotas organizacijos darbuotojas gali išskaičiuoti iš darbuotojo atlyginimo sumą, už kurią nepateikta ataskaita.

Pagrindinės išlaidų ataskaitos rengimo taisyklės

Išlaidų ataskaitos pateikimo pagrindas yra šios taisyklės:

1. Išlaidų ataskaita turi būti patvirtinta dokumentais, patvirtinančiais išleistas sumas.

2. Dokumentai turi būti pateikti ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo komandiruotės pabaigos, vadovo nurodyto laikotarpio arba pradedant eiti į darbą po ligos ar atostogų.

3. AO-1 yra parengta specialia forma Nr. Taip pat leidžiama naudoti išlaidų ataskaitos formą, kurią tvirtina organizacijos vadovas.

4. Tik vadovas turi būti atsakingas už išlaidų ataskaitos tvirtinimą.

5. Išlaidų ataskaitą užpildo darbuotojas, kuris išleido pinigus. Taip pat tam tikrą informaciją turėtų įvesti buhalteris.

Išlaidų ataskaitoje turėtų būti nurodyti šie duomenys:

1. Informacija apie įmonę, kuri išleido darbuotojui pinigus.

2. Informacija apie darbuotoją, gavusį lėšų iš organizacijos.

3. Tikslas, kuriam pasiekti reikia suteikti pinigų įmonės darbuotojui.

4. Suma.

5. Duomenys apie visas išlaidas su patvirtinimu.

6. Likutis, jei yra.

Pabaigoje dedami apskaitos skyriaus darbuotojas ir darbuotojai, kurie išleido pinigus ir gavo likusią dalį, parašai.

Sąnaudų ataskaitoje nereikia jokių antspaudų. Taip yra todėl, kad dokumentas yra vidinis. Ir neperžengia organizacijos ribų. Be to, nuo 2016 m. Visi juridiniai asmenys, o ne tik pavieniai verslininkai, turi visas teises nepatvirtinti savo dokumentų antspaudais ir antspaudais.

Ataskaita pildoma vienu egzemplioriumi. Tai yra originalios dokumentacijos dalis ir neturėtų būti klaidingai suplanuota. Jei dėl tam tikrų priežasčių nepavyko išvengti dėmių ar neteisingo užpildymo, tada geriau pasiimti naują formą ir užpildyti ją nauju būdu.