Kaip organizuoti biuro perkėlimą

Privatus biuras ar vyriausybinė organizacija, susidūrusi su poreikiu persikelti, yra priversta spręsti problemas, susijusias su didžiuliu baldų, įrangos ir mechanizmų, sukauptų darbo metu, perkėlimu. Būtina, kad visi daiktai būtų vežami atsargiai, nepažeidžiant. Todėl būtina tinkamai organizuoti biuro perkėlimą.

Biuro perkėlimas užtruks šiek tiek laiko, todėl padarykite tai iš anksto, skirkite maždaug mėnesį visam pasiruošimui. Į kokius dalykus reikėtų atkreipti ypatingą dėmesį?

✔ Jei įmonė yra gana didelė ir joje dirba daug darbuotojų, patartina iš anksto paruošti tokio atsakingo įvykio valdymo planą. Būtina nustatyti prioritetines užduotis, nustatyti biudžetą, paskirti atsakingus darbuotojus už visus taškus, o svarbiausia - paskirti viso perkėlimo proceso koordinatorių. Būtent jis perims pagrindinių ir antrinių užduočių kontrolę. Nepamirškite pranešti klientams, kad planuojate persikelti į naują biurą.

✔ Kitas žingsnis yra sutarties su jūsų perkraustymo įmone pasirašymas. Be turto pakrovimo ir iškrovimo bei gabenimo į paskirties vietą, prie sutarties gali būti pridedami ir papildomi daiktai. Pavyzdžiui, baldų išardymas ir surinkimas, jų išdėstymas naujoje patalpoje, komunalinių paslaugų ir stacionarios įrangos sujungimas, patalpų valymas persikėlus.

✔ Sudarykite visą su daiktu, kurį jūs naudojate, sąrašą. Jis tikrai bus reikalingas, kai pritrauksite profesionalų iš vežėjų kompanijos ir padės išvengti painiavos nepriklausomo biuro perkėlimo metu. Atsikratykite bet kokio nereikalingo turto - parduokite, perduokite ar išmeskite. Nereikia leisti pinigų ir laiko gabenti perteklinių daiktų.

✔ Paruoškite dokumentus, atspindinčius jūsų būsimų patalpų planą, darbuotojų darbo vietų išdėstymą naujoje vietoje, kur baldai ir kompiuteriai bus sumontuoti naujame biure. Tai žymiai sutaupys jūsų laiką.

✔ Įmonėje, kuri specializuojasi transportavimui, galite įsigyti visas reikalingas pakavimo medžiagas ir kartonines dėžutes. Supakuokite visus asmeninius daiktus į dėžutes. Būtinai pažymėkite lipdukais. Darbuotojams patartina išduoti instrukcijų lapą, kaip tai padaryti.

✔ Atjunkite kompiuterį ir kitą aparatūrą nuo maitinimo šaltinio. Tai daro tik specialistas - sistemos administratorius.

✔ Sudarykite visų judančių asmenų sąrašus. Jei reikia, iš anksto visiems paruoškite leidimus. Išvardykite visas transporto priemones, reikalingas judant biure. Į pakrovimo / iškrovimo vietą užtikrinkite netrukdomą praėjimą.

Įmonės biuro perkėlimas yra gana rimtas įvykis. Tačiau, kaip matote, tinkamai pasirinkus požiūrį ir organizavimą, visos išlaidos gali būti sumažintos. Norėdami tai padaryti, pakanka tinkamai suplanuoti procesą, o nepatogumai, susiję su persikėlimu, bus sumažinti tiek įmonės darbuotojams, tiek klientams.