Kaip sudaryti įmonės metinę ataskaitą

Daugelis įmonių, nepriklausomai nuo jų nuosavybės formos, kasmet rengia viešas metinės veiklos rezultatų ataskaitas. Šie dokumentai yra informacijos šaltinis plačiajai visuomenei ir kartu yra akivaizdūs organizacijos veiksmingumo ar neefektyvumo įrodymai.

Akcininkų susirinkimo sprendimas dėl būsimo įmonės likimo, visuomenės atliekamas organizacijos veiklos vertinimas ir kt. Gali priklausyti nuo to, ar gerai parengta metinė ataskaita. Kitaip tariant, specialistas ar struktūrinis padalinys, kuris rengia metinę ataskaitą, turi žinoti, kad ne tik reputacija priklauso nuo galutinio dokumento kokybės, bet ir tolesnę įmonės plėtrą.

Dažnai metinio pranešimo rengimo užduotis tenka analitiniam skyriui ar kitam struktūriniam padaliniui, atliekančiam informacijos apie visos įmonės veiklą per metus kaupimo funkcijas.

Atsižvelgiant į organizacijos veiklos tipą ir auditorijos, kuriai dokumentai yra skirti, pobūdį, ataskaita gali būti parengta atsižvelgiant į vidinius dokumentus ar viešą informaciją plačiam skaitytojų ratui. Bendrovės steigėjams ir akcininkams pateiktose ataskaitose laikomasi vidinės dokumentacijos stilistikos. Šiuo atveju daugiau dėmesio ataskaitoje skiriama finansiniams rodikliams, ekonominiam efektyvumui ir darbo rezultatams pasiekti pagrindinius plane nurodytus tikslus.

Norint viešai paskelbti ataskaitą, kuri paprastai skelbiama oficialioje svetainėje viešai peržiūrėti, reikalingas išsamesnis organizacijos veiklos, jos užduočių ir misijos aprašymas. Kai kurią pateiktą informaciją reikia išsamiai paaiškinti, kuriai ruošiamas atskiras skyrius. Paprastai analizės tarnybos dalyvauja rengiant viešąją ataskaitą glaudžiai bendradarbiaujant su viešųjų ryšių specialistais, kurie sugeba pakoreguoti informaciją atsižvelgiant į jos reikšmingumą.

Nepriklausomai nuo tikslinės ataskaitos auditorijos pobūdžio, bet kuris galutinis dokumentas aiškiai suskirstytas į skyrius. Pirmame skyriuje, kaip taisyklė, pateikiamos užduotys, kurios buvo iškeltos organizacijai, ir jų pasiekimo rezultatai. Toliau pateikiami metų finansiniai rezultatai ir gamybos rezultatai.

Paskutinis skyrius, kaip taisyklė, yra įmonės veikla socialine kryptimi. Paprastai ši informacija yra viešoje ataskaitoje, kurioje pateikiami įmonės socialiai orientuotos politikos rezultatai. Kaip medžiaga, kurią reikia įtraukti į ataskaitą, imamasi informacijos apie organizacijos atstovų apdovanojimą už aukštus pasiekimus socialinės paramos srityje, labdaros veiklos rezultatus ir kt.

Reikėtų atsiminti, kad renkantis informaciją atspindėjimui ataskaitoje būtina išlaikyti pateiktos informacijos objektyvumą. Šios taisyklės reikia laikytis net tada, kai įmonės veiklos rezultatai pagal atskirus rodiklius toli gražu nėra idealūs arba rodo nepakankamą darbo efektyvumą. Kalbant apie tai, ataskaitoje reikia atspindėti galimas priežastis, lemiančias panašius rezultatus, taip pat atkreipti auditorijos dėmesį į tvirtą ketinimą ateityje pašalinti problemą.