Kaip parašyti laišką tiekėjui

Verslo korespondencija reikalauja švelnumo, ypač kai kalbama apie laiškus tiekėjui, nes apeliacijos priežastis gali būti ne tik jo, bet ir jūsų organizacijos įsipareigojimų neįvykdymas.

Naudojimo instrukcija

1

Jei pirmą kartą susisiekiate su tiekėju norėdami užsakyti iš jo prekes, naudokite standartinę šios organizacijos nustatytą prekių pristatymo paraiškos formą. Jei šis pranešimas organizacijos tinklalapyje nėra paskelbtas elektroniniu būdu, parašykite laisvo stiliaus laišką.

2

Jei užsakote kelių rūšių gaminius skirtingais kiekiais, pateikite užsakymą lentelės pavidalu, nurodydami prekės pavadinimą, gaminį, produkto spalvą, jei reikia. Užsirašykite įsipareigojimus sumokėti už užsakytas prekes, pateikite tiekėjui savo organizacijos duomenis, remdamasis šiais duomenimis, tiekėjas surašys sutartį. Laiško pabaigoje išreikškite savo tolesnio abipusiai naudingo bendradarbiavimo viltį.

3

Jei jūsų laiškas tiekėjui susijęs su netinkamu jo įsipareigojimų pagal sutartį vykdymu, nesavalaikiu prekių ar netinkamos kokybės, rūšies ar tipo prekių pristatymu, naudokite apyvartas „Šiuo laišku mes jus informuojame …“, „Mes informuojame jus …“. Aiškiai nurodykite priežastį, kodėl negalite priimti išsiųstų prekių. Nurodykite sutartį ar sutarties paraišką, kurioje nurodoma, kiek vienetų ir kokį gaminį tiekėjas turėjo jums atsiųsti. Tokiu atveju tiekėjui bus lengviau ištaisyti savo klaidą.

4

Jei jūsų laiškas susijęs su negalėjimu sumokėti už prekes per sutartyje nustatytą laiką, praneškite apie tai tiekėjui švelniausia, bet kartu ir oficialia forma. Naudokite apyvartas „Atsiprašome už vėlavimą sumokėti …“, „Dėl susiklosčiusių aplinkybių negalime sumokėti sąskaitų anksčiau …“.

5

Tiksliai pasakykite kitai sandorio šaliai, kada ketinate sumokėti jam skolą, ir kad jūsų įsipareigojimą įvykdys jūsų organizacija. Laiško pabaigoje išreikškite viltį, kad šis epizodas nepaveiks jūsų ilgalaikės partnerystės.