Kaip organizuoti dokumentus

Popierinis darbas - darbas su dokumentais ir dokumentacijos palaikymas valdymui šioje konkrečioje organizacijoje, reglamentuojamas GOST R 51141-98 "Popieriaus darbai ir archyvavimas. Sąvokos ir apibrėžimai". Biuro darbo organizavimas - gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų registravimo, saugojimo ir naudojimo organizavimas einamoje įmonės veikloje.

Naudojimo instrukcija

1

Organizuodami kanceliarijos darbą nustatykite, ar jūsų įmonė, organizacija, geografiškai nutolę padaliniai ar filialai atsižvelgia į šį faktą ir apsvarstykite sąveikos su šiais padaliniais mechanizmą. Juose esanti kanceliarinė sistema turėtų būti tapati pagrindinei buveinei, kad būtų išvengta problemų registravimo ir dokumentų tvarkymo metu.

2

Pagalvokite, kurią iš esamų popieriaus formų naudosite: centralizuotai, mišriai ar decentralizuotai. Jų pasirinkimas lemia įmonės struktūrą (ar ji turi geografiškai nutolusius padalinius) ir biuro valdymo tarnybos techninę įrangą. Jei ši paslauga yra nedidelė ir nėra techniškai teikiama, tada dalis jos funkcijų perduodama vienetams. Šiuo atveju vyksta mišrūs dokumentai. Jei šioje tarnyboje bus visas reikiamas personalas, techninės ir programinės įrangos priemonės, ši apskaitos forma bus centralizuota.

3

Kiekviename struktūriniame vienete pasirinkite specialų personalo skyrių, kuris atliks dokumentus. Jei to padaryti neįmanoma, paskirkite kitą darbuotoją, kuris savo pagrindinių pareigų vykdymą derins su tarnautojo funkcija.

4

Nustatykite bylų skaičių ir nomenklatūrą, apimančią visus gaunamus, siunčiamus ir vidinius dokumentus. Jei tai yra aukštesnės (tėvų) organizacijos dokumentai, tada jie pateikiami svarstyti vadovui; pavaldžių organizacijų dokumentai turėtų būti pateikiami svarstyti vadovo pavaduotojui, atsakingam už darbą su jais. Atitinkamai piliečių kreipimasis - į tą pavaduotoją, kuris privalo dirbti su gyventojais.

5

Identifikavę korespondentų ratą, sukurkite klasifikatorių, pagal kurį galėsite nedelsdami nustatyti, kuriai korespondentų grupei šis dokumentas priklauso. Pavyzdžiui, valstybinėms institucijoms priskirkite kodą 01, aukštesnės organizacijos raidėms - kodą 02, tiekėjams - kodą 03, klientams - kodą 04 ir kt. Tai padės supaprastinti dokumentų judėjimą organizacijos viduje.

6

Nuspręskite, kokia forma bus vykdoma darbo eiga - žurnale ar kortelėje. Abi formos įgyvendinamos specialiose elektroninėse dokumentų valdymo programose. Jei vis dar negalite įsigyti tokios programos, naudokite elektroninius dokumentų registravimo žurnalus, juos galima vykdyti „Excel“.